Maakuntien tilakeskus Oy:stä Suomen suurin vuokralainen – miten sopimuksia hallitaan?

Kesän lisäksi alueuudistuksen kuumat ajat lähestyvät. Kiinteistöalalle uudistus näkyy muun muassa Suomen historian suurimpana omaisuusjärjestelynä, joka koskee arviolta 13 miljoonan neliön kiinteistömassaa. Noin puolet massasta – sairaanhoitopiirien kiinteistöt – siirtyy omaisuuden hallinnointiin perustetun Maakuntien tilakeskus Oy:n taseeseen varoineen ja velkoineen. Syntyy siis uusi jättimäinen kiinteistönomistaja.

Tilakeskus vuokraa rakennuksia kunnilta ja edelleen maakunnille

Sairaalakiinteistöt ovat kokonaisuutena suhteellisen homogeeninen. Sen sijaan kuntien sosiaalipalveluihin ja perusterveydenhuoltoon käyttämät rakennukset ovat astetta kirjavampi kokonaisuus. Tilakeskus tulee vuokraamaan ne kunnilta määräajaksi ja edelleenvuokraamaan kullekin 18 maakunnalle. Kukaan ei vielä tiedä tarkkaan paljonko ja minkälaisia rakennuksia on, tai mihin hintaan ne tullaan vuokraamaan. Vastauksia antaa pian käynnistyvä rakennusten teknisten arvojen, pääoma- ja ylläpitovuokrien määrittelyyn keskittyvä asiantuntijaselvitys.

Vuokrattavia rakennuksia jopa 5000

Kuntien tiloista tehtävän selvityksen tuloksena saatavaa tietoaineistoa käytetään ensisijaisesti Tilakeskuksen maakunnille tuottaman vuokralaskutuksen perustana. On tärkeää tiedostaa myös muut tiedonkeruun antamat mahdollisuudet. Kunnilta vuokrattavia rakennuksia on nimittäin paljon, arvioiden mukaan olla jopa 5 000 jakaantuneena noin 260 kuntaan. Maakuntien tilakeskuksesta tulee siis paitsi Suomen suurin vuokranantaja, myös Suomen suurin vuokralainen.

Vuokrauksenhallinnan haasteet

Vuokranantajan tai manageeraajan sopimusten hallintajärjestelmä on usein edelleen Word ja Excel yhdistettynä verkkolevynkulmaan. Pienten kiinteistömäärien kohdalla tämä on varmasti tehokasta. Ilman järjestelmätukea on kuitenkin vaarana, että tilakeskuksen ja kunkin kunnan välillä erikseen käytävät vuokraneuvottelut johtavat lopputuloksena kymmeniin erilaisiin ja paljon henkilötyötä vaativiin käytäntöihin. Manuaalinen työ tuottaa harvoin järjestelmiin raportoituvaa ja eri organisaatioiden yli kumuloituvaa tietoa.

Kiinteistö- ja rakennusalan digitalisaatio on laahannut pitkään muita toimialoja jäljessä. Asiaan on onneksi viime aikoina kiinnitetty paljon huomiota ja julkista rahaa on ohjattu kehittämiseen mm. KIRA-digin hankerahoituksen muodossa.

Rapalin tarjoama vuokrauksenhallinnan ratkaisu antaa pienellekin kunnalle mahdollisuuden kiinteistöjensä vuokrasopimusten digitalisointiin. Järjestelmä mahdollistaa prosessin täyden ulkoistuksen ilman omia järjestelmäinvestointeja tai kallista käsin tehtävää laskutusprosessia.

Kuntien vuokrauksenhallinnan digitalisointi on hyvä paikka lunastaa alueuudistuksen lupaus käytännön kustannussäästöistä.

Aiheesta lisää: Pekka Talaskivi (pekka.talaskivi(at)rapal.fi / 050 562 0116)


Tilanhallinnan tulevaisuus

Tilanhallinta: ajan tasaisia pohjakuvia voi hyödyntää eri tavoin

Haluamme ennakoida ohjelmistojen ja pohjakuvatiedostojen muutoksia sekä tarjota lisää asiakasta hyödyttäviä kuvapalveluita. Siksi teimme Tilanhallinta 2020 -selvityksen, jolla tutkimme, mitä tilanhallinta tarkoittaa tulevien vuosien aikana. Tutkimme mahdollisuuksia eri mallinnusohjelmistojen näkökulmista: miten eri tiedostoformaatteja, kuten IFC:a (Industry Foundation Classes), voidaan hyödyntää ja yleisesti, mitä teknologiaa olisi järkevintä käyttää piirustusten luomiseen ja ylläpitoon.

Testaukset, tutkimukset ja löydöt

Asiakastarpeet etusijalla

Kartoitimme haastattelemalla asiakkaidemme kokemuksia, toiveita ja tarpeita liittyen IFC-muotoon. Haastatellut jakautuivat selkeästi kahteen ryhmään: ne, joille IFC-formaatti on tuttu, ja malleja tulee uudis- tai peruskorjauskohteista. Heille on tärkeää pystyä hyödyntämään jo mallinnettua materiaalia tilanhallinnassa. Toiseen ryhmään kuuluvat asiakkaat, joille IFC-formaatti ei ole kovin tuttu, eikä IFC-malleja ole lähiaikoina tulossa. Heille on merkittävämpää pystyä jatkohyödyntämään tilanhallintamalleja muihin tarkoituksiin, kuten esimerkiksi visualisointiin.

IFC-formaatin hyödyntäminen tilanhallinnassa

IFC-materiaalin laatu vaihtelee. Sisäisissä testeissämme olemme havainneet kuitenkin, että hyvälaatuisesta IFC-mallista saamme tuotettua tilanhallintakuvan Optimaze-kiinteistönhallintajärjestelmään poistamatta alkuperäisiä tilatietoja, objekteja tai IFC-dataa mallista. Ylläpidämme kuvaa DWG-muodossa, ja tarvittaessa voimme viedä sen takaisin IFC-muotoon, joka mahdollistaa alkuperäisten IFC-mallien ylläpidon.

Yksi kuva, monta käyttöä

IFC-malleja tilanhallintakuvista

Havaitsimme testeissä myös, että nykyisiä tilanhallintakuvia täydentämällä saamme luotua yksinkertaisia IFC-malleja. Näitä malleja voi täydentää ja jatkojalostaa meillä Rapalissa tai muualla asiakkaan tarpeiden mukaan. Ne toimivat hyvänä lähtökohtana esim. tilojen visualisoinneissa tai markkinointimateriaalina.

Aina ajantasaiset pohjapiirustukset

Loimme samalla uuden DWG-pohjakuvien ylläpitopalvelun. Tilanhallintakuvamuutoksissa päivitämme samalla alkuperäistä lähtömateriaalia ajantasalle, muutokset dokumentoimme aina pohjaan. Näin asiakkaamme voivat käyttää tilanhallintakuvaa ajantasakuvana. Varsinkin pienissä muutoksissa kokonaan säästyä suunnittelutoimiston ylläpito- tai päivityskuluilta.

Palvelujemme suurin hyöty on, että Rapalin tilanhallintajärjestelmästä on mahdollista saada suoraan moneen eri käyttötarpeeseen hyvälaatuisia, ajantasaisia piirustuksia.

 

Visiomme tulevaisuuden palveluista

Tulevien vuosien aikana kehitämme entistä IFC-tukea. Visiomme on, että pystymme luomaan, ylläpitämään, sekä käyttämään IFC-malleja tilanhallinnassa. Lisäksi tarjoamme asiakkaillemme mahdollisuutta hyödyntää tilanhallintakuvia laajemmin eri tarpeisiin. Palvelujemme suurin etu on, että Optimaze-tilanhallintajärjestelmästä saa suoraan hyvälaatuisia, ajantasaisia piirustuksia eri käyttötarpeisiin kuten mm. Measure -tilankäytön analyyseihin.

Toni Gyllenberg

Tilanhallinta tuotepäällikkö

+358 40 744 7270

toni.gyllenberg@rapal.fi


IFRS 16: Vuokrasopimukset merkitään jatkossa yrityksen taseeseen

Rapal järjestää aiheesta webinaarin 14.3.2017. Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan täältä.

Kansainvälisen tilinpäätösstandardin (IFRS) kuudestoista luku ”Vuokrasopimukset” julkaistiin vuosi sitten. Standardi velvoittaa pörssiyrityksiä suuressa osassa maailmaa. Yksi merkittävä poikkeus on USA, jossa kyseistä standardia ei sovelleta. Euroopan ja suuren osan Aasiaa standardi kuitenkin kattaa.

Vuokrasopimusstandardi velvoittaa vaikutuspiirinsä pörssiyrityksiä vuodesta 2019 eteenpäin. Yritys voi kuitenkin soveltaa standardia jo aikaisemmin nykyisen raportointinsa ohella. Tämä on jopa suositeltavaa, sillä standardin soveltaminen muuttaa keskeisiä talouden tunnuslukuja. Sijoittajien on hyödyllistä saada vertailuluvut myös aikaisemmilta vuosilta.

Oleellisin muutos talousraportointiin tulee olemaan se, että pitkäaikaiset vuokrasopimukset siirretään tuloslaskelmasta taseeseen. Vuokrasopimukset sisältävät tulevaisuudessa maksuun meneviä eriä, joten vuokravastuut merkitään tulevaisuuden velkana. Tämä vuokrasopimusvelka lisää velkaantumisastetta verrattuna aikaisempaan tilanteeseen. Yrityksen tuloslaskelma sen sijaan paranee.

Muutos on kaiken kaikkiaan hyvästä. Eniten muutos vaikuttaa yrityksiin, joiden ydintoimintaan vuokrasopimukset liittyvät esimerkiksi suurten koneiden, kalusteiden tai tilojen kautta. Näin ollen on ennakoitavissa, että esimerkiksi lentoyhtiöiden tilinpäätöksissä muutos tulee näkymään. Velkaantumisaste nousee ja tulos paranee.

Markkinoilla on jonkin verran spekulointia siitä, millaiseen taktikointiin standardin muutos johtaa. Koska standardissa on poikkeuksia, niin löytyy myös keinoja taktikoida. Esimerkiksi alle 12 kuukauden sopimuksia ei tarvitse merkitä vuokrasopimusvelkana taseeseen. Tämä voi joissakin tapauksissa ohjata sopimuskäytäntöjä.

Muutos vuokrasopimuksien käsittelyyn ei ole kovin suuri. Standardista vastaava taho IASB ennakoi, että suurimmat kustannukset sen käyttöönotosta syntyvät henkilöstön koulutuksesta ja tiedon keruusta. Tämä on merkittävä panostus yrityksille, joilla on paljon vuokrasopimuksia. Sopimukset täytyy luokitella ja osa niistä tulee raportoida velkana. Yritykset voivat kuitenkin ulkoistaa tiedon keruun, syötön ja dokumentoinnin esimerkiksi tietojärjestelmän tarjoajalle. Jotta lopputuloksesta tulee mahdollisimman toimiva, neuvottelut ja projektin suunnittelu toimittajan kanssa kannattaa aloittaa mahdollisimman nopeasti.

IFRS 16:sta asettamiin vaatimuksiin voidaan vastata Rapalin Optimaze.net-ohjelmistolla. Lue lisää täältä.

Kirjoittaja: Siiri Friström, vanhempi asiantuntija, Rapal Oy


Digitointi helpottaa vuokrasopimusten hallinnointia

Yrityksen vuokrasopimuksista aiheutuu vuokramaksujen lisäksi myös sopimusten hallinnointikuluja. Sopimuksille tarvitaan esimerkiksi tietojärjestelmä ja sen ylläpitoon asiantuntijan työtunteja. Vuokrasopimusten hallinnoinnissa tietojärjestelmän tärkeys korostuu. Alkuperäisten sopimusten ja ajantasaisten yhteystietojen ylläpidon lisäksi on tärkeää, että esimerkiksi tiedot vuokrasopimusten voimassaolosta ja optioista ovat jatkuvasti saatavilla. Riskit ovat suuret, mikäli optio unohdetaan käyttää tai alkuperäistä sopimustekstiä ei esimerkiksi riitatilanteessa löydetä.

Vuokrasopimusten digitointi on paras tapa hallinnoida vuokrasopimuksia. Vuokrasopimusten kaikki tiedot digitoidaan tietojärjestelmään, mukaan lukien skannattu versio alkuperäisestä sopimuksesta. Tietojärjestelmä voidaan asettaa hälyttämään automaattisesti mm. optioista ja päättyvistä sopimuksista. Lisäksi raportointi taloushallinnolle kevenee, kun vuokrasopimustiedot tallennetaan tietokantaan. Tietokannasta voidaan myös tehdä automaattinen tiedonsiirto taloushallintojärjestelmään.

Vuokrasopimusten muuttaminen digitaaliseksi tiedoksi on hyödyllistä paitsi hallinnoinnin helppouden, myös muuttuviin raportointivaatimuksiin mukautumisen vuoksi. Esimeriksi kirjanpitostandardien muutokset ja toisaalta standardeista eroava lainsäädäntö vaativat vuokrasopimuksista erilaisia tunnuslukuja. Kun perustiedot löytyvät tietokannasta, niitä voidaan helposti jalostaa useampaan tarkoitukseen.

Kirjanpidossa vuokrasopimusten kirjaamiskäytännöt vaihtelevat hiukan standardin ja maan lainsäädännön mukaan. Uusi, kansainvälinen tilinpäätösstandardi (IFRS) velvoittaa vuodesta 2019 eteenpäin kaikkia pörssiyrityksiä merkitsemään vuokrasopimusvelan yrityksen taseeseen. Näin kirjauskäytännöt vuokrasopimuksista yhtenäistyvät ja tulevaisuuden maksusitoumukset näkyvät sijoittajille todenmukaisina. Siirtymävaihe uuteen raportointikäytäntöön on helppoa, kun kaikki sopimustiedot löytyvät digitoituina. Lue lisää tulevasta standardista täältä.

Kirjoittaja: Siiri Friström, vanhempi asiantuntija, Rapal Oy


Uudella työkalulla tehoa korjausvelan hallintaan

katu- ja vesihuoltoverkoston korjausvelan laskennalla ja suunnitelmallisuudella voi saavuttaa 30 % - 50 % säästöt infran ylläpidossa.

Kehitystyömme katu- ja vesihuoltoverkoston korjausvelan laskennan parissa jatkuu. Olemme viime vuosien aikana toteuttaneet useita korjausvelan laskennan hankkeita eri kunnille. Näissä kunnissa tavoitteena on kokonaisvaltainen korjausvelan hallinta pelkän toteavan korjausvelan laskennan lisäksi. Tavoitteen saavuttaminen edellyttää säännöllistä laskentaa ja suunnittelua. Parhaiten tavoite on saavutettavissa kunnan omaa käyttöä tukevan työkalun avulla, jonka kehittämiseen panostamme vahvasti tämän kevään aikana.

Korjausvelan laskentatyökalu tulee hyödyntämään KEHTO-foorumin kanssa yhteistyössä kehitettyjä korjausvelan laskentamalleja sekä jatkuvasti ajan tasalla pidettävää Fore-hinnastoa. Työkalun kehityksessä varaudutaan myös integraatioihin kuntien rekisterijärjestelmien kanssa. Uusi SaaS-pohjainen työkalumme parantaa korjausvelan laskentahankkeen prosessin jokaista osa-aluetta.

Tietoa korjausvelan laskentapalvelustamme.

Mallien avulla laskenta sujuu helposti

Laskenta sujuu kätevästi, kun kaikki kunnan tiedot  on kerätty työkaluun. Lähtötietojen keräämisen työmäärä riippuu siitä, miten hyvin kunnan rekisterit ovat ajan tasalla. Korjausvelan laskentaa voidaan tehdä myös vajailla rekisteritiedoilla. Teoreettisten korjausvelkamalliemme avulla omaisuuserien kuntotaso-tieto voidaan määrittää ilman kuntotasomittauksia tai kuntotasomittaustietoihin avulla. Tietoja voidaan päivittää jälkikäteen.

Kun lähtötiedot on koottu, työkalulla voidaan helposti laskea korjausvelan määrä ja omaisuuden tasearvo. Vuosittain tietoja päivittämällä saadaan myös korjausvelka- ja taselaskelmat päivitettyä vaivattomasti.

Työkalun avulla huomattavia säästöjä infran ylläpidossa

Korjausvelan määrän laskemisen lisäksi työkalun avulla voidaan tehdä katujen ja vesihuoltoverkoston osoite- ja aluekohtaisia priorisointilistoja. Niiden avulla voidaan paikallistaa nopeita korjaustoimenpiteitä vaativat kohteet. Työkalun avulla voidaan laatia esimerkiksi 10 vuoden suunnitelma korjausvelan määrän vähentämiseksi. Laskelmiemme mukaan oikein ajoitetut korjaustoimet voivat tuoda 30 % – 50 % säästöt infran ylläpidossa.

Laskentatyökalun avulla kunnan infran kunnosta ja sen kehityksestä saadaan luotettavaa tietoa kunnan päättäjille. Luotettava tieto toimii hyvien päätösten perustana.

Tukea kuntien väliseen vertailuun

Korjausvelan säännöllinen laskenta tuo lisäarvoa myös kuntien välisiin vertailuihin. Korjausvelkamäärien kehittymisen seuranta on hyödyksi tuottamassamme katu- ja viheralueiden ylläpidon kustannusvertailussa (Kuve) ja sen arvioimisessa, onko ylläpito joissain kunnissa erityisen edullista tai kallista, vai johtuvatko erot ylläpitokustannuksissa sittenkin korjausvelkamäärien muutoksista.

Mikäli haluatte viedä omaisuuden hallintaa eteenpäin kunnassanne, niin ole yhteydessä meihin. Katsotaan yhdessä, millä keinoin korjausvelka saadaan kuriin ja oikea tieto toimitettua päättäjille!

Lisätietoja:

Janne Rantanen, liiketoimintajohtaja, puh. 050 3703300 ja sähköposti janne.rantanen(at)rapal.fi

Kalle Häyrinen, asiakaspäällikkö, puh. 045 7733 6066 ja sähköposti kalle.hayrinen(at)rapal.fi

Korjausvelan laskentapalvelu

Avainsanat: korjausvelka, kuntainfra, kustannuslaskenta, KEHTO-kunnat


8 syytä mitata toimistotilan käyttöä

  Tilat ovat lähes jokaiselle toimistoympäristössä työtä tekevälle organisaatiolle toiseksi suurin kiinteä kulu, heti henkilöstökustannusten jälkeen. Tilankäytön mittaukset auttavat todentamaan, tarvitaanko kaikkia käytössä olevia neliöitä ja ovatko tilat oikeanlaisia.

1. Kustannussäästöt

Tutkimukset osoittavat, että työ on muuttunut liikkuvammaksi ja ihmiset viettävät yhä vähemmän aikaa omalla työpisteellään.  Työtilojen päivittämisen yhteydessä onkin usein mahdollista tehostaa samalla tilankäyttöä.

Mittauksien avulla voidaan saavuttaa jopa kymmeniä prosentteja suurempia säästöjä kuin pelkän henkilöstökyselyn perusteella. Henkilöstökyselyissä työntekijä tyypillisesti arvioi viettävänsä työpisteellä 70-80 % ajasta, kun todellinen luku on usein lähempänä 50 %.  Tilankäytön mittaus kertoo tarkan tiedon tilojen käytöstä ja auttaa mitoittamaan tilat oikein.

2. Muutosjohtaminen ja viestintä

Henkilöstön sitouttaminen ja osallistaminen työympäristömuutokseen ovat useiden tutkimusten mukaan muutoksen onnistumisen tärkeimmät tekijät. Tilankäytön mittauksien yhteydessä voidaan kerätä tietoa myös työtavoista: yksilötyöstä, yhteistyöstä ja kokouskäytännöistä. Tieto auttaa perustelemaan muutoksia sekä edistää keskustelua henkilöstön ja johdon välillä.

3. Työprofiilien muodostaminen

Työprofiilien luominen konkretisoi tilojen muutostarpeet. Työprofiilit jaotellaan tyypillisesti henkilöstön liikkuvuuden mukaan kiinteisiin, kampusmobiileihin ja mobiileihin. Termit vaihtelevat, mutta ne kertovat, kuinka paljon henkilö viettää aikaa työtiloissa ja kuinka paljon siitä ajasta omalla työpisteellään. Profiilien avulla on helppo kertoa, millaisia työpisteitä tarvitaan. Lisäksi profiileja käytetään usein tukena, kun suunnitellaan tilojen mitoitusta sekä pohdittaessa IT-tarpeita ja etätyökäytäntöjä. Paras tapa luoda työprofiilit on tutkia yksiköiden tilankäyttöä ja toteuttaa henkilöstökysely.

4. Tilatarpeen määrittäminen

Kun yritys on vasta pohtimassa tulevaisuuden tilaratkaisuaan tai esimerkiksi etsimässä uutta toimitilaa, on tilankäytön mittaus nopein ja kustannustehokkain tapa saada arvio tarvittavista tiloista.

5. Työympäristömuutoksen onnistumisen arviointi

Mittauksen avulla voidaan tutkia, täyttyivätkö työympäristömuutoksen tavoitteet. Tavoitteena voi olla esimerkiksi henkilöstön työtapoihin paremmin soveltuvat tilat tai kustannussäästöt. Mittaustulokset kertovat mm. tilankäytön tehokkuudesta ja siitä onko sopivia työpisteitä tarpeeksi.

Tilankäytön mittauksella voidaan myös jatkokehittää tiloja. Esimerkiksi ohjelmistokehityksessä tehdään monta iterointikierrosta, ennen tuotteen lanseerausta ja sen jälkeenkin jatkokehitystä tehdään asiakaspalautteen perusteella. Tämä ajatustapa olisi hyvä ottaa käyttöön myös tilamuutosprojekteissa.

6. Monitilan toimivuuden arviointi

Suurin osa moderneista toimistoista on ns. monitilatoimistoja ja niiden määrä kasvaa jatkuvasti. Monitilatoimistoissa on erilaisia tiloja, kuten jaetut hiljaiset ja hetkelliset työpisteet, lepotilat ja kokoushuoneet. Työntekijä voi valita näistä itselleen sopivan tilan ja käyttää päivän aikana useita eri tiloja. Oikein suunniteltu tilajakauma tukee eri työtapoja ja -tehtäviä.

Monitiloissa olisi hyvä mitata tilojen käyttöä vähintään kerran vuodessa. Erityisesti niissä organisaatioissa, jotka siirtyvät ensimmäistä kertaa monitilaan ja/tai jaettuihin työpisteisiin, muutoksia tapahtuu sitä mukaa, kun uusia käytäntöjä omaksutaan. Mittaukset auttavat tunnistamaan kehitystarpeet (esim. väärin mitoitetut neuvottelutilat) ja voidaan tehdä muutoksia, jotta henkilöstön tuottavuus ei ala kärsiä esimerkiksi hiljaisten työtilojen puutteen vuoksi.

Jatkuvilla mittauksilla voidaan tunnistaa mahdolliset virhearviot tilajakaumassa ja tilanne voidaan korjata ennen kuin työn tuottavuus tai henkilöstötyytyväisyys kärsii.

7. Energian säästö

Jatkuvalla tilankäytön mittaamisella saadaan tietoa tilankäytön trendeistä, joiden avulla energiaa voidaan säästää. Esimerkiksi lomakaudella ison toimitilan työntekijät voidaan ohjata viiden kerroksen sijaan tekemään töitä vain neljään kerrokseen. Samoin etätyön lisääntyessä on yleistä, että esimerkiksi perjantaisin paikalla on vain puolet henkilökunnasta. He voisivat käyttää vain osaa tiloista. Nykyaikaisen rakennusautomaation avulla voidaan esimerkiksi laittaa pois valot käyttämättömistä tiloista ja säätää ilmastointia pienemmälle. Näin säästetään energiaa.

8. Palveluiden optimointi

Käyttöastetrendien avulla myös palvelut voidaan mitoittaa oikein. Voidaan esimerkiksi ennustaa, paljonko henkilöstö ravintolan tulisi varata lounasruokaa eri päiville tai voidaan tilata intensiivisempi siivoustaso toimitiloihin päiville, jolloin työntekijöitä on paljon paikalla. Näin saavutetaan säästöjä muun muassa ruoan hävikkiä pienentämällä sekä nostetaan siivouspalvelujen laatua ja sitä kautta viihtyvyyttä.

Tässä tärkeimpiä syitä tilankäytön mittaamiseen. Kun seuraavan kerran mietit tilamuutosta tai ostat työympäristökonsultilta palveluita työympäristömuutoksen toteuttamiseksi – muista vaatia tilojesi käytön mittaus. Se maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti.

Järjestämme 26.4.2017 Toimiva työympäristö -aamiaistilaisuuden, jossa julkistamme vuoden 2016 tilankäytön tunnusluvut. Ohjelmassa on myös asiantuntijapuheenvuoroja. Tervetuloa kuuntelemaan ja keskustelemaan työympäristöjen kehittämisestä! Tilaisuuden lisätiedot

Maija Patjas
Työympäristöjohtaminen, Liiketoimintajohtaja
Rapal Oy


Kehitämme työympäristöämme – suutarin lapsella on kengät: osa 1

Työskentelemme monitilatoimistossa, jossa on mahdollisuus valita tila työtehtävän tai mielihalun mukaan. Työympäristömme ei kuitenkaan enää vastaa kaikkiin tarpeisiimme. Henkilökunnan määrä on kasvanut ja henkilöstöltä on tullut toiveita erilaisista työpisteistä. Siksi testaamme toimistollamme uutta tilajärjestelyä ja kalusteita.

Kuva: Yksi vaihtoehtoinen tilaratkaisu

Meillä on ns. monitilatoimisto, jossa on tarjolla erilaisia työpisteitä. Käytössämme on mm. avotila, yksilötyöskentely huoneita, hiljainen tila, sohvia ryhmätöitä varten ja eri kokoisia neuvotteluhuoneita. Työpisteet ovat suurimmaksi osaksi vapaasti valittavissa. Periaatteemme on, että kukin voi valita parhaiten sen hetkiseen tehtävään sopivan tilan ja päivän aikana voi vaihdella työpistettä. Etätöitä voi myös tehdä vapaasti.

Organisaatio ja tarpeet muuttuvat jatkuvasti, joten työympäristöäkin tulee jatkuvasti kehittää. Muutimme nykyisiin tiloihin vuonna 2009, jolloin rapalilaisia oli 38. Nyt meitä on n. 70 samoissa neliöissä. Tiloissa on tehty 2 muutosta tähän mennessä.

Muutostarpeen perustelu

Mittaamme toimistomme tilankäyttöä noin 6 kuukauden välein  Optimaze Measure -työkalullamme. Mittauksissa työpisteiden käyttöaste* on ollut jopa 100 %.

Kuva: Työpisteiden käyttöaste Rapalilla. Mittaukset tehty 2 kertaa päivässä 2 viikon ajan.

Olemme menestyneet Great Place To Work – tutkimuksissa. Viime vuosina on henkilökunnan kasvun myötä kuitenkin tullut esille haasteita tyytyväisyydessä fyysiseen työympäristöön. Meillä on ollut päiviä, jolloin on ollut haastavaa löytää juuri omalle työlle sopiva työpiste. Myös Optimaze Measuren aktiviteettimittaus-ominaisuudella kerätyt tiedot tukivat tätä tulosta.

Kuva: Miten työskentelemme? Aktiviteettien havainnointi tehtiin tilankäytön mittausten yhteydessä.

Tiimien vetäjille tehtiin haastattelu, jossa he saivat kertoa tiimiensä toiveista. Kehitystiimit ovat istuneet avotilassa omilla alueillaan ja he esittivät toiveen omista tiimihuoneista.

YT-ryhmä organisoi työympäristökyselyn koko henkilökunnalle. Kyselyn avulla tutkittiin, mikä aiheuttaa haasteita työympäristössä ja millaisia ratkaisuja tarvittaisiin.

Tietojen perusteella päädyimme nyt testattaviin ratkaisuihin.

Erilaiset ratkaisut testissä

Tiimihuone

Nyt selvitämme, onko erillinen tiimihuone parempi ratkaisu kuin nykyinen tiimin käyttöön rajattu tila avotoimistossa. Yksi neuvotteluhuone on muutettu väliaikaisesti tiimitilaksi ja kehitystiimimme testaavat sitä kuukauden vuorollaan. Tiimeiltä kerätään tietoa kokeilujakson aikana tilan toimivuudesta päätöksen teon tueksi.

Uudet kalusteratkaisut

Varsinaisen pöytätilan tarve työpisteissä pienenee koko ajan, kun pöydille ei enää varastoida papereita ja toimistotarvikkeita. Kalusteiden kokoa pienentämällä voidaan tehostaa tilankäyttöä. Testaamme nyt pienempiä sähköpöytiä ja uusia näyttöjä.

Yhteisöllisen työtilan hyödyntäminen

Kokeilemme, miten toimii yhteisöllisessä työtilassa työskenteleminen joustavana vaihtoehtona. Työntekijämme saavat käydä Technopoliksen UMA-ketjun coworking-tiloissa työskentelemässä. Testin aikana tarkkailemme, paljonko tiloja käytetään ja kuinka moni niitä hyödyntää.

Keräämme tietoa testijakson ratkaisujen onnistumisesta kyselyillä ja mittaamalla käyttö- ja täyttöasteita**. Osassa 2. kerromme, miten testaaminen sujui.

*Käyttöaste: paikalla olevien työntekijöiden suhde käytössä olevaan työpistemäärään.

**Täyttöaste: montako paikkaa tilassa (esimerkiksi kokoushuone) on käytössä silloin, kun tilaa käytetään.

Tulossa: Toimiva työympäristö 2016 -tutkimustulosten julkistamistilaisuus 26.4. 2017. Ilmoittaudu mukaan tai kysy lisää työympäristöjen kehittämisestä:

Maija Patjas, Director, Workplace Management Services
044 031 2256, maija.patjas@rapal.fi


Vieraskynä: Tilat osana menestyvää yrityskulttuuria

Katsaus Suomen parhaiden työpaikkojen fyysisiin tiloihin.

Millainen merkitys tiloilla on yrityksen menestykselle? Voidaanko tiloilla vaikuttaa positiivisesti ihmisten työntekoon? Vastaus näyttäisi olevan, että kyllä voidaan. Organisaation fyysisillä tiloilla on mahdollista tukea menestyvää organisaatiokulttuuria. Ihmisten välistä samassa tilassa tapahtuvaa vuorovaikutusta pidetään yhtenä menestyksen sekä luovuuden lähtökohdista.

Menestyvän kulttuurin luominen yritykseen on yllättävän vaikeaa; harva organisaatio pystyy tosiasiassa edistämään menestystä onnistuneesti ja pitkäjänteisesti. Useimmiten ensimmäinen askel kohti luovuutta ja innovaatioita on ihmisten välisen kanssakäymisen lisääminen organisaatiossa. Menestyksellinen kanssakäyminen riippuu sekä organisaation fyysisistä tiloista että muista organisatorisista tekijöistä. Esimerkiksi innovaatiot edellyttävät aina ihmisten välistä kanssakäymistä – tietoa vaihdetaan ja sitä kehitetään uuden tai vanhan tiedon päälle. Innovaatioiden kehittäminen vaatii yksilöiltä myös itsenäistä työskentelyä. Sen vuoksi on tärkeää, että organisaatiot tarjoavat erilaisia työskentelytiloja luovan prosessin eri vaiheisiin.

Se, millaiset yrityksen tilat ovat, määrittelee monia tärkeitä yrityskulttuurin tekijöitä. Esimerkiksi ihmisten läheisyys ja alueellisuus ja se miten tilat on jaettu vaikuttavat ihmisten yksityisyyteen ja kontrollointiin sekä mukautuvuuteen ja joustavuuteen. Tilasuunnittelulla viestitään epäsuorasti valtaa ja muita sosiaalisia tekijöitä työympäristössä.

Suomen parhaissa työpaikoissa tilat ovat merkityksellinen osa menestyvää organisaatiota. Suomen 50 parhaassa työpaikassa 83 prosenttia työntekijöistä oli samaa mieltä väittämän ”organisaatiomme tilat luovat hyvän työyhteisön” kanssa. Tarkemman tarkastelun perusteella voidaan todeta, että noin 30 yritykselle tilat ovat hyvinkin merkityksellinen asia ja niihin on selkeästi panostettu. Tämä näkyi myös henkilöstön tutkimuksessa antamissa avoimissa kommenteissa. Tiloista oltiin aidosti ylpeitä ja ne koettiin merkitykselliseksi motivaatiotekijäksi.

Suomen parhaissa työpaikoissa korostuu erityisesti artefaktien ja erilaisten symbolien merkitys organisaatiokulttuurin luojana. Esimerkiksi Vincitissä yritysilme on luotu Sincity-elokuvan mukaiseksi Vincity-kulttuuriksi. Vincityssä seikkailee maskottina omintakeinen musta kumiankka Vincent Duck, jonka päätyö on toimia kehittäjien ongelmien ratkaisijana. Kumiankan merkitystä osana yrityskulttuuria ei voi olla huomaamatta. Tietoisesti suunnitellut näkyvät artefaktit, kuten esimerkiksi rakennus, merkki, nimi tai logo viestivät organisaatiosta sen näkyvää identiteettiä. Suomen parhaissa työpaikoissa organisaation arvot ja kulttuuri on tehty näkyväksi usein tilasuunnittelun keinoin.

Suomen parhaissa työpaikoissa tilat ovat eräänlainen kodin jatke, jonne tullaan viihtymään. Työtä tehdään silti paljon ja ihmiset antavat kaikkensa ja siksi onkin tärkeää, että tilat joustavat työntekijöiden tarpeiden mukaan.

Hyvän tilasuunnittelun merkitys organisaatiokulttuurille voidaan mielestäni kiteyttää seuraaviin huomioihin:

  • Hyvin suunnitellut tilat viestivät organisaatiosta ja sen liiketoiminnasta.
  • Aineelliset artefaktit ja objektit kommunikoivat kulttuuria.
  • Tilat tarjoavat sopivan paikan ajatustyölle tai fyysiselle työlle.
  • Tilat inspiroivat ihmisiä ajattelemaan uusin näkökulmin, innovatiivisesti ja luovasti.
  • Tilat eivät voi olla pelkästään brändin ilmentymä. Ihmisten osallistaminen oman ympäristönsä suunnitteluun muovaa tilan kulttuuria tukevaksi.
  • Joustavat ja kulttuuria tukevat tilat auttavat ihmisiä loistamaan ja antamaan parhaansa.
  • Tilojen joustavuus lisää tilatehokkuutta.
  • Tilat ovat fyysinen manifesti organisaation visiosta ja arvoista sekä tavoitellusta asiantuntijuudesta.

Se, millaisissa tiloissa yrityksessäsi työskennellään ei siis ole yhdentekevää.

Kristiina Borg

Kirjoittaja on tilatutkija ja idealisti Kristiina Borg. Kirjoittajan sydämessä tilat ovat merkityksellinen osa tavoiteltua organisaatiokulttuuria.


Ekologinen työympäristöjohtaminen

ekologinen

Työympäristöön kuuluvat tilojen lisäksi työkulttuuri ja työvälineet. Kukin näistä kolmesta komponentista vaikuttaa yrityksen hiilijalanjäljen kokoon. Suomessa rakennuskanta ja liikenne aiheuttavat merkittävän osan tuotetuista kasvihuonekaasuista. Molempien osuutta voidaan työpaikoilla hillitä viisaalla johtamisella.

Ympäristöystävällinen johtaminen on tiedolla johtamista ja toimintamallien kehittämistä samalla houkutteleviksi ja ympäristöystävällisiksi. Vain pieni osa yksilöistä motivoituu tietäessään, että tuote on ympäristöystävällinen, ja muuttaa sen perusteella käytöstään. Siksi organisaatio pääsee ympäristöystävällisemmäksi todennäköisemmin sillä, että ehdotetut toimintamallit ovat houkuttelevia, eivät pelkästään ekologisia valintoja.

Vaikka tutkimusten mukaan ihmiset eivät ole merkittävän kiinnostuneita ekologisuudesta, yrityksiä ympäristöarvot kiinnostavat. Ekologisuudella on monelle yritykselle brändiarvo. Toki myös kiristyvä sääntely koskien esimerkiksi rakennusten energiatehokkuutta, jätteiden kierrätystä tai vaikkapa suunnitelmallista energiatehokkuuden seurantaa vaikuttaa yritysten intoon toimia ympäristöystävällisesti. Paineita ekologisuuteen on erityisesti julkisella sektorilla, jolta odotetaan esimerkillisyyttä muihin toimijoihin nähden.

Yritystasolla on kuitenkin melko vähän pelivaraa vuokrahuoneiston energiatehokkuuden edistämiseen ja kasvihuonekaasujen hillitsemiseen. Esimerkiksi monen vuokralaisen talossa, jossa yhden yrityksen vuokraamien tilojen LVI-järjestelmät ovat pitkälle automatisoidut, ei omilla toimilla pääse juurikaan vaikuttamaan ympäristöystävällisyyteen. Silti työympäristöstä löytyy mahdollisuuksia hiilijalanjäljen pienentämiseen. Miten siis johtaa ja motivoida henkilöstöä energiatehokkaaseen käyttäytymiseen?

Työkulttuuria voidaan muokata ympäristöystävällisemmäksi. Kotimatkaliikenteen päästöjä voi pienentää etätyöt mahdollistamalla, sillä merkittävimmät kotimatkaliikenteen päästöt syntyvät yksin autolla ajamisesta. Koska auton hiilidioksidipäästöt tulevat esille aina autokauppoja tehtäessä, verotusperusteita lukiessa ja asukaspysäköintilupaa hakiessa, on keskimääräinen auton omistaja nykyään melko tietoinen autonsa ympäristövaikutuksista. Sitä on kuitenkin vaikeaa suhteuttaa mihinkään. Henkilöstölle pitää osoittaa, miten suuri osa päästöistä tulee automatkustuksesta.

Työmatkojen hiilijalanjälki

Esimerkki organisaation päästöistä: kuvassa Rapalin hiilidioksidipäästöt vuonna 2014 päästöluokittain

Myös työmatkaliikenteen päästöistä merkittävä osa syntyy automatkustuksesta. Lentomatkustaminen on kuitenkin eniten hiilidioksidipäästöjä aiheuttava matkustusmuoto, joten sitä tulisi mahdollisuuksien mukaan välttää liikematkustuksessa.

Koska yksittäisen henkilön motivoituminen kasvihuonekaasuista ja hiilijalanjäljen koosta voi jäädä melko pieneksi, on syytä kannustaa henkilöstöä ekologisiin valintoihin myös muilla tavoin. Työympäristön sijainti, sen ominaisuudet ja työkulttuuri vaikuttavat yksilön käyttäytymiseen. Työntekijä valitsee todennäköisemmin julkiset kulkuvälineet, jos toimisto sijaitsee niiden reittien varrella. Työtekijä valitsee todennäköisemmin välillä etätyöt, jos valintaan annetaan mahdollisuus. Työtekijä valitsee todennäköisemmin Lync-palaverin monen tunnin lentomatkustuksen sijaan, jos valinta on mahdollinen. Jo näillä muutamilla toimenpiteillä voidaan pienentää tilatarvetta ja hiilidioksidipäästöjä sekä lisätä työtyytyväisyyttä.

Kirjoittaja: Siiri Friström, asiantuntija, Rapal Oy


Vieraskynä: Toimitilahanke kehitysprojektina

Työympäristö ei ole vain toiminnallinen välttämättömyys. Työympäristö on osa organisaation kulttuuria ja kertoo organisaation arvoista ja strategiasta. Toimitilojen muutoksen käynnistää yleensä tunnistettu ongelma, mutta muutos on samalla mahdollisuus kehittymiseen. Siksi se kannattaa suunnitella ja johtaa kehitysprojektina.

Työympäristömuutoksessa on kyseessä satojen tai tuhansien ihmisten arki ja sillä on suora vaikutus organisaation tulevaa menestykseen. Hyvä suunnittelu, oikeiden ihmisten valinta kehitysprojektiin ja toteutuksen ammattimainen johtaminen ovat ratkaisevan tärkeitä. Suunnittelu ei ole vain tilan ja kalusteiden valintaa, vaan työn tekemisen tarkastelua kokonaisuutena. Toimitilaprojekti on samalla sekä työympäristön että työtapojen kehittämistä.

Kehitysprojekti kytkeytyy strategiaan

Kehitysprojekti on investointi tulevaisuuteen. Sen tarkoituksena on päästä nykytilasta tavoitetilaan. Tavoitetilan voi määritellä monella tavalla. Tietty tilankäytön tehokkuusluku on yksinkertainen ja mitattava tavoite, mutta se ei vielä kerro mitään sen arvosta organisaatiolle.

Toimitilamuutoksessa tavoitteet pitää sitoa toiminnan visioon ja strategiaan. Tämä on yrityksen tai julkisen sektorin organisaation johdon tehtävä. Strategia vastaa peruskysymyksiin ja toimitilaprojektin on tähdättävä niiden tukemiseen:

  • Kenelle ja mitä teemme – Miten meidän pitää sijoittua? Mistä tekemisestä työmme lisäarvo syntyy ja miten se kytkeytyy työympäristöön?
  • Miten teemme – Miten työympäristö tukee parhaimmin johtamista ja tekemistä? Mitä muutoksia työtapohin on tarpeen tehdä?
  • Miten erotumme – Kuinka toimitilat viestivät ja tukevat erottumistekijöitämme?
  • Miten kasvamme – Kuinka toimitilan tulee vastata tulevaan kasvuun?
  • Mikä on talousmallimme – Miten tilakustannukset vaikuttavat talouteemme?

Tavoitteiden lisäksi kehitysprojektille on määriteltävä hyödyt, panostukset ja riskien hallinta. Suuret organisaatiot tekevät tällaisia business case-tarkasteluja toimitilojensa kokonaisuudesta, mutta menetelmä toimii myös yksittäisissä toimitilahankkeissa.

Hyötytarkastelussa näkökulmia ovat asiakashyödyt, työhyvinvointi, toiminnan tuloksellisuus, vastuullisuus ja kustannussäästöt. Hyötyjen saaminen mitattavaksi ei ole aina helppoa. Toimitilamuutos on aina systeeminen, jolloin hyödytkin syntyvät systeemisesti, eivät riippumatta toisistaan.

Panostukset ovat yleensä helpommin määriteltäviä kuin hyödyt. Siksi se ohjaavat päättäjien valintoja liiankin voimakkaasti. Toimitilamuutos vaatii sekä ostettuja palveluita että oman henkilöstön työaikaa. Muutospanostukset eivät pääty muuttoon.

Riskitarkastelu on tärkeä, tosin usein unohtuva osa toimitilamuutosta. Riskejä syntyy aikataulun pitävyydestä, rahankäytöstä, muutoksen toteuttajista ja ennen kaikkea muutoksen vaikutuksesta työn tekemiseen. Riskienhallintasuunnitelman tekeminen ja ajan tasalla pitäminen kuuluu osana kehitysprojektiin.

Toteutus ja johtaminen

Toimitilamuutos on aina ainutkertainen, mutta sen toteuttamiseen on koeteltuja keinoja. Harvalla organisaatiolla on ammattimaista toimitilamuutosten osaamista itsellään, joten konsulttien käyttö on tarpeen. Projektilla on oltava vastuullinen johtaja ja johtotiimi, jotka toimivat yhteistyössä organisaation johdon kanssa.

Vaikka kehitysprojekti on hyvin suunniteltu ja tavoitteet ovat selvillä, lopputulos ei ole aina itsestään selvä. Tulokseen vaikuttavat kehittämisen prosessi ja oivallukset, joita matkan aikana osallistujat saavat.

Hyvään kehitysprojektiin kuuluu mielestäni ennakkoluuloton vaihtoehtojen tarkastelu, monitieteellisyys ja luovuus. Prototyyppien tekeminen, simulointi ja testaaminen sopivat myös toimitilaprojektiin.

Keskijohdon ja henkilöstön aktiivinen osallistaminen on tärkeää. Ideoiden keräämiseen ja jakamiseen on työpajojen lisäksi käytettävissä mobiilisovelluksia ja sosiaalisen median foorumeita. Organisaation asiakkaita ja muita sidosryhmiäkin kannattaa ottaa mukaan, jos mahdollista.

Kuten muutkin kehitysprojektit, toimitilamuutos on oppimistapahtuma, jonka opit on syytä dokumentoida ja siirtää tuleviin hankkeisiin.

Kehitysprojektin tuloksena on tässä tapauksessa uusi työympäristö. Se on tuskin heti lopullinen. Työskentely osoittaa, mitä hienosäätöjä ja muutoksia toteutus vaatii. Joka tapauksessa tulosten ja vaikutusten seuranta kannattaa aloittaa heti ja sitä pitää jatkaa herkeämättä.

Kirjoittaja: Aarni Heiskanen, toimitusjohtaja, AE Partners Oy


Viestintä tukee työympäristön muutosta

viestinta_tukee

Työympäristön muuttuminen herättää aina tunteita – onhan työpaikka useimmille ympäristö, jossa vietetään valtaosa arjesta. Tehokas ja henkilöstölähtöinen viestintä tukee muutosta ja hillitsee tunteiden kuumenemista vastarinnan pätsissä.

Yhä useammalle tietotyöläiselle toimisto on vain pistäytymispaikka ja varsinainen työ tehdään asiakkailla, liikenteessä tai kotoa käsin. Työn muuttuessa uudistuvat myös työympäristöt: omat huoneet ja pöydät katoavat ja tilalle tuodaan toimintolähtöinen monitila.

Monimuotoisempiin työympäristöihin siirtyminen haastaa myös työyhteisöviestinnän. Muutosviestinnän rooli korostuu, kun toimisto henkilöstön ympärillä uudistuu. Toisaalta muuttuvat työtavat haastavat sisäisen tiedonjaon: informaatio ei enää kulje käytäväkeskusteluissa eikä kaipaamaansa kollegaa välttämättä löydä työhuoneesta, kun tiimit hajaantuvat työskentelemään eri paikoista käsin.

Olen havainnut, että viestinnällä on kolme keskeistä tehtävää työympäristön kehitysprojekteissa: onnistunut viestintä innostaa ja inspiroi, tarjoaa muutoksesta riittävästi tietoa sekä antaa henkilöstölle mahdollisuuden osallistua muutoksen suunnitteluun ja siihen liittyviin kokeiluihin.

  1. INNOSTA: Avokonttoreiden huono maine on oivaa rakennusainesta vastarinnalle. Viestinnän tehtävä on innostaa henkilöstö osallistumaan uuden, paremman työympäristön kehittämiseen. Työntekijöille voi tarjota inspiraation lähteitä vaikkapa viemällä heidät tutustumaan muiden yritysten uusiin toimitiloihin. Omista tiloista ei tunnu niin raastavalta luopua, kun muutoksen tiedetään johtavan viihtyisämpään, toimivampaan ja erilaisia työskentelytapoja paremmin tukevaan ympäristöön.
  2. INFORMOI: Työympäristökehitys on tyypillisesti hidasta puuhaa, etenkin jos muutoksen yhteydessä muutetaan kokonaan uusiin toimitiloihin. Viestinnän jatkuvuus on siksi tärkeää. Työympäristö on organisaation toiminnan ja henkilöstön viihtyvyyden kannalta erittäin tärkeässä roolissa, eikä siihen liittyvistä muutoksista voi viestiä liikaa. Muuttunut työympäristö kiinnostaa ulkopuolisiakin, sillä moni organisaatio etsii juuri nyt uusia tilaratkaisuja ja kaipaa kokemuksia erilaisista työnteon tavoista, kuten mobiili- ja etätyöstä. Työympäristömuutokset kiinnostavat myös mediaa, joten aktiivinen tiedotus voi kannattaa.
  3. IMPLEMENTOI: Useimpien yritysten on rakennettava yhden työympäristön sisään monta erilaista tilaa. Työympäristökokeiluja kannattaakin tehdä rohkeasti ennen varsinaisen työympäristömuutoksen toteuttamista. Nykyisiin tiloihin voi rakentaa erilaisia testiympäristöjä, joissa esimerkiksi avokonttorimaisessa toimistossa työskentelyä pääsee kokeilemaan. Työympäristömuutokseen voi sisällyttää myös etätyökokeiluja tai uusien teknologioiden testausta. Piloteista saatu palaute auttaa uuden työympäristön suunnittelussa.

Työympäristöä kehitettäessä on otettava huomioon niin työtavat, -tilat, kuin -teknologiatkin. Kuten edellä annetut esimerkit osoittavat, kannattaa kiinteistö-, henkilöstö- ja IT-asiantuntijoiden lisäksi muutokseen ottaa tueksi viestintä, joka tukee kehitystä ja tarjoaa henkilöstölle vuorovaikutteisia mahdollisuuksia osallistua oman työympäristönsä kehittämiseen. Yhteistyössä toteutettu ympäristö tukee henkilöstön tehokkaita työtapoja ja auttaa siten organisaatiota saavuttamaan liiketoiminnalliset tavoitteensa.

Kirjoittaja: Kia Kalliola, viestinnän asiantuntija, Rapal Oy


Vieraskynä: Tilaa elämälle

vieraskyna_tilaa_elamalle

Perinteinen toimitilojen määrittely viittaa ”aineettomien tai aineellisten hyödykkeiden tuotantoon” käytettäviin tiloihin, eli tuttavallisemmin toimistoihin, liike- ja palvelutiloihin sekä varasto- ja logistiikkatiloihin. Nykyisin tilalähtöinen tulkinta tuntuu varsinkin tietotyön kannalta suppealta, koska tieto ja sen tuottajat ovat saavutettavissa kaikissa tiloissa, joihin WLAN ja muut tietoverkot kantavat. Kaikille tämä ei ole vielä arkea, vaikka suurin osa suomalaisista tekeekin tietotyötä. Digitalisaation myötä elinkeinorakenteen muutos kiihtyy ja meidän on löydettävä uudet ja kestävät digiajan tukipilarit työpaikoille ja hyvinvoinnille.

Rakennettu ympäristö luo puitteet ja kiinteistöala tarjoaa tilat käyttäjien toiminnalle ja menestykselle. Tulevaisuutemme kannalta keskeiset ”tietotuotteet” ovat erilaisia kuin fyysiset tuotteet, joiden tuottamiseen tilaratkaisut ja työkäytännöt ovat pohjautunut. ”Ajatustyölle”, joka perustuu vuorovaikutukselle, oppimiselle ja luovuudelle tarvitaan toisenlaisia tilaratkaisuja. Suuri osa tiedosta kehittyy ja jalostuu vuorovaikutuksessa kansainvälisissä verkostoissa ja ekosysteemeissä, joissa loppukäyttäjät ovat entistä tärkeämmässä roolissa. Monialaista vuorovaikutusta ei voi korostaa liikaa kansainvälisesti kilpailukykyisten ja arvokkaiden reseptien synnyttämisessä.

Tietotyössä toimitilajohtaminen ja työympäristökehittäminen korostuvat. Ymmärrys työn sisällöstä ja toiminnoista luo perustan tilojen, tietotekniikan ja palveluiden valjastamiselle lisäarvon tuottajiksi käyttäjien työlle. Toimitilajohtamisen tulee tukea muutosjohtamista, lisätä vuorovaikutusta, tiedonjakoa ja oppimista sekä vahvistaa brändiä, asiakaskokemusta ja -arvoa. Fyysisistä, virtuaalisista ja sosiaalisista tiloista ja paikoista muodostuvan työympäristön kehittäminen yhdistää toimitilajohtamisen, henkilöstöjohtamisen ja tietohallinnon. Työympäristöjohtaminen on avain sekä toiminnan että työhyvinvoinnin kehittämiseen.

Tietotyön ja työn tekemisen muutokset vaikuttavat vääjäämättä myös kaupunkirakenteeseen. Työn vapautuessa ajasta ja paikasta on sitä tukevien tilojen rooli määriteltävä uudelleen. On tunnistettava, miten tietotyön tekemisen paikat (toimistot, hubit, kahvilat, kodit, puistot, liikennevälineet, ym.) tulee sijoittua suhteessa muuhun palveluinfraan. Työn teon tapojen ja tilakonseptien muuttuessa tilatehokkuus kasvaa ja perinteisen toimistotilan ja siilojen tarve vähenee merkittävästi. Nykyistä tilakantaa on muokattava monikäyttöisemmäksi. Sekoittuneet toiminnot luovat sosiaalista tiheyttä ja toimintojen synergiaa, vuorovaikutusta ja tukevat innovaatioiden syntymistä. Erityisesti ne tukevat arjen sujuvuutta ja työntekijöiden hyvinvointia, mikä vaikuttaa työn tuottavuuteen.

Tietotyön muutos vaikuttaa työn itsensä lisäksi tila- ja palvelutarpeisiin. Käsitteenä toimisto alkaa olla vanhentunut tietotyön pyhättö. Tarvitsemme uusia konsepteja, käsitteitä ja toimintamalleja, jotka mahdollistavat tehokkaan toiminnan ja ketterän kehittymisen.

Kirjoittaja: Mikko Östring, johtaja, toimitilat, RAKLI ry
Kirjoitus on julkaistu aiemmin RAKLIn Tilaa Elämälle -blogissa.


Työympäristöstä tuottavuuteen – osa 2

Tutkimuksen mukaan pelkkä etätyön mahdollistaminen parantaa tuottavuutta merkittävästi. Taloustieteen alalla julkaistu tutkimus käsittelee kiinalaisen call centerin tuottavuutta ja sen muutosta työpaikan mahdollistettua etätyön tekemisen. Call centerin työntekijät jaettiin kahteen ryhmään, joista ensimmäinen sai tehdä etätöitä ja toinen ei. Seurantajakson aikana etätöissä olleiden tuottavuus parani 13 prosentilla.

Seurantajakson jälkeen kaikille työntekijöille annettiin vapaus työskennellä missä halusivat, mikä nosti tuottavuutta 22 prosenttiin seurantajakson alusta. Osa työntekijöistä palasi aiempaan työnteon malliin, ja osa heistä, jotka eivät olleet saaneet tehdä etätöitä, ryhtyivät tekemään niitä. Samalla työntekijöiden vaihtuvuus väheni puoleen ja kustannukset työntekijää kohden vuodessa vähenivät 2 000 dollarilla. 1

Konsulttiyritys McKinseyn 9 000 yritysjohtajalle teettämän kyselyn mukaan innovointikyky on ylivoimaisesti tärkein kasvun saavuttamisen edellytys. Innovointikyky, parhaiden osaajien löytäminen sekä globaalin yrityksen johtaminen nousivat kolmen tärkeimmän kompetenssin joukkoon. 2

Mihin työympäristöä kehittämällä voi vaikuttaa ?

Tästä pääsemmekin työpaikalle, paikkaan jossa innovaatiot syntyvät – ja työpaikkoja ovat myös etätyöpaikat! Haluttuja työprosesseja ja työtapoja voi edistää luomalla uudenlaista työnteon kulttuuria ja kehittämällä työpaikan pelisääntöjä sekä tukemalla työtä oikeanlaisella, muttei välttämättä uusimmalla teknologialla.

Ei pidä unohtaa myöskään ihmistä. Luova työ ja innovaatiot syntyvät ihmisistä. Koska ihmiset ovat erilaisia, on erilaisten tarpeiden tukeminen olennaista. Kysymys onkin, millainen työympäristö sopii parhaiten juuri sinun organisaatiollesi? Yhtä ratkaisua ei ole.

Varo kopioimasta kilpailijoiden tai Piilaakson edelläkävijöiden konsepteja ja suunnitelmia, koska et voi mitenkään tietää, miten tietynlainen ratkaisu vaikuttaa juuri sinun organisaatioosi ja ihmisiin.

Kun tiedät mitä haluat saavuttaa voit lopuksi konkretisoida vision fyysisillä tiloilla, mutta vasta sitten kun olet miettinyt millaisia työprosesseja ja työtapoja haluat edistää. Varo kopioimasta kilpailijoiden tai Piilaakson edelläkävijöiden konsepteja ja suunnitelmia, koska et voi mitenkään tietää, miten tietynlainen ratkaisu vaikuttaa juuri sinun organisaatioosi ja ihmisiin. Oikeilla ratkaisuilla vähennät vaihtuvuutta sekä varmistat työpaikan houkuttelevuuden ja parhaiden osaajien rekrytoinnin. Huono työympäristö voi pahimmillaan estää innovaatioiden syntymistä ja luovan ajattelun tapahtumista työpaikalla. Pohdiskelen henkilöstöhallinnon roolia tässä kuviossa seuraavassa blogikirjoituksessani.

Lopetetaan kirjoitus Steve Jobsin varsin osuvaan sitaattiin:

”There’s a temptation in our networked age to think that ideas can be developed by email and iChat. That’s crazy. Creativity comes from spontaneous meetings, from random discussions. You run into someone, you ask what they’re doing, you say ‘wow,’ and soon you’re cooking up all sorts of ideas.”

Kirjoittaja: Carl-Mikael Sågbom, työympäristökehityksen asiantuntija, Rapal Oy

Blogisarjan ensimmäinen osa.

Lähteet:

1 Bloom et al., Does working from home work? Evidence from a Chinese experiment, Quarterly Journal of Economics 2015

2 McKinsey Quarterly, March 2005


Työympäristöstä tuottavuuteen – osa 1

Tuottavuus-sana on monien yritysjohtajien huulilla tällä hetkellä. Käymälläni Workplace Manager -kurssin yhdellä luennolla Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulun professori Matti Pohjola käsitteli Suomen talouden romahdusta työn tuottavuuden näkökulmasta.

Romahdus ei liity työvoimakustannuksiin, koska palkkakehityksemme 2000-luvulla on ollut samanlaista kuin esim. Saksassa ja Ruotsissa. Tilanne liittyy työn tuottavuuden kasvun pysähtymiseen. Syy tähän ei ole myöskään työtuntien määrä, koska olemme 2000-luvulla tehneet yhtä paljon töitä kuin aiemminkin eikä määrä ole olennaisesti muuttunut.

Ongelma on se, että Suomen perinteisesti menestyksekkäät teollisuuden alat kuten elektroniikka- (lue Nokia), metsä-, metalli- ja koneteollisuus ovat kaikki sukeltaneet epäedullisen hintakehityksen, globaalin kilpailun ja markkinoiden muutosten takia. Suomen teollisuuden rakenne on siis heikolla pohjalla ja sen osuus bruttokansantuotteesta on pudonnut 25 prosentista 15 prosenttiin 2000-luvun alusta. 1

Miten tuottavuutta voidaan nostaa?

Kilpailukyky ja kannattavuus syntyvät (1) tuotteiden ja palveluiden hintojen ja niiden tuottamisen kustannusten erotuksesta saatavasta voitosta sekä (2) tuottavuudesta. Tuotteiden ja palveluiden hintoihin sekä niiden tuottamiseen tarvittavien raaka-aineiden ja välituotteiden hintoihin yritys ei normaalisti voi vaikuttaa. Poikkeuksia toki on, mutta haluan nostaa tuottavuuden esille asiana johon yritys voi itse vaikuttaa merkittävästi.

Tuottavuus on arvonlisäystä työlle, jota tehdään, ja tuottavuutta voidaan nostaa innovoinneilla, kuten:

  • luomalla uusia tuotteita ja palveluita
  • tekemällä työt paremmin ja fiksummin
  • uusilla teknologioilla tukemaan ylläolevia

Vaikka tuottavuus on joissakin työyhteisöissä jopa kirosana tai tabu, on selvää, että tuottavuutta on pyrittävä nostamaan. Tässä on myös muistettava ero tuottavuuden ja tehokkuuden välillä. Tuottavuus voidaan nähdä lisäarvona: tehdään oikeita asioita fiksummin, mikä tuottaa yrityksen asiakkaalle lisäarvoa. Tehokkuus voidaan nähdä lisäarvona yritykselle itselleen, eli tehdään asiat nopeammin ja tehokkaammin, säästetään kustannuksista tai tehdään enemmän voittoa.

Nostetta tuottavuuteen voi hakea investoimalla työympäristöön ja henkiseen pääomaan.

Tuottavuuden lisäämisen ei kuitenkaan tarvitse tapahtua ankaran mittaroinnin kautta. Nostetta voi hakea myös investoimalla työympäristöön ja henkiseen pääomaan, joita kehittämällä voidaan mahdollistaa tuottavuuden kasvua. Jatketaan tästä aiheesta seuraavassa kirjoituksessani: stay tuned.

Kirjoittaja: Carl-Mikael Sågbom, työympäristökehityksen asiantuntija

Blogisarjan 2-osa


Tilankäytön piilevä potentiaali

Vaikka elämme 2010-lukua, nykyiset työympäristöt on usein rakennettu teollisen aikakauden oppien mukaan. On luotu yksi malli, tyypillisesti joko avokonttori tai koppikonttori, johon työntekijöiden on sopeuduttava heidän työnkuvastaan riippumatta. Vaikka työnteko on muuttunut radikaalisti, ovat toimistot pysyneet melko samanlaisina. Ajattele esimerkiksi omaa työtäsi. Kuinka paljon käytännössä vietät aikaasi työpisteellä ja kuinka paljon aikaasi vietät esimerkiksi kokouksissa tai erilaisissa tapaamisissa?

Oletko tietoinen esimerkiksi seuraavista toimitiloihin liittyvistä faktoista?

  • Toimitilakustannukset ovat tyypillisesti yrityksesi toiseksi suurin yksittäinen kuluerä.
  • Toimitilojen työpisteiden käyttöaste on työpäivän aikana tyypillisesti vain noin 50 prosenttia. (Rapal Oy, 2014)
  • Yksittäisen työpisteen vuosikustannus esimerkiksi Helsingissä on 9225 euroa. (DTZ, 2014)
  • Rakennukset aiheuttavat yli 30 % Suomen vuosittaisista kasvihuonepäästöistä. Toimitilojen osuus tästä rakennuskannasta sekä aiheutuneista kasvihuonepäästöistä on täten myös todella merkittävä. (Sitra, 2010)

Perinteisellä työpisteellä työskentelyn määrä on muuttunut radikaalisti työnteon muuttumisen yhteydessä. Tämän seurauksena kalliit tilat, jotka eivät tue parhaalla mahdollisella tavalla organisaatioiden työntekijöiden työntekoa, ovat hyvin vähäisellä käytöllä työpäivän aikana. Kyse ei kuitenkaan ole vain valtavasta tehostamisen mahdollisuudesta. Toimitiloilla on myös merkittävä potentiaali tehostaa organisaatiosi tärkeimmän voimavaran, henkilöstön, työtyytyväisyyttä, työhyvinvointia sekä tuottavuutta. Mutta miten sitten hyödyntää työympäristösi piilevä potentiaali?

Alkuun on todettava, että tähän ei ole olemassa yksiselitteistä ratkaisua. Optimaalinen ja toimiva työympäristö on riippuvainen lukuisista asioista, kuten henkilöstöstä, organisaation työskentelytavoista ja kulttuurista. Kuitenkin on lukuisia tapoja ja metodeja, joiden avulla toimivan työntekoa tukevan työympäristön rakentaminen on mahdollista. Me Rapalissa olemmekin luoneet edistyksellisiä välineitä, joiden avulla voit lähteä kartoittamaan työympäristösi suurimpia kipupisteitä.

Muutoksen aikaansaamiseksi on ymmärrettävä nykytilanne ja potentiaali, johon voidaan päästä. Hyvin suunnitellulla toimitilaratkaisulla organisaation on mahdollista pienentää toimitilakustannuksiaan, vähentää hiilidioksidipäästöjään, vähentää hukkaa nostamalla tilojen käyttöasteita sekä samanaikaisesti luoda henkilöstön työntekoa tukeva työympäristö. Modernit ja tehokkaat työntekoa tukevat tilat voivat tehostaa merkittävästi teidänkin organisaationne työntekijöiden työntekoa.

Onkin aika nähdä toimitilat pelkän välttämättömän kulun sijasta todellisena toimintaa tehostavana resurssina. Monien mielikuvissa tilankäytön tehostaminen nähdään survoutumisena ahtaisiin tiloihin avokonttorissa. Oikeasti tilankäytön tehostaminen ja työympäristömuutos tulisi nähdä mahdollisuutena luoda työskentelyä tukeva työympäristö. Ota ensimmäinen askel kohti muutosta ja selvitä oman työympäristösi kipupisteet osallistumalla Toimiva työympäristö 2015 -tutkimukseen.

Kirjoittaja: Janne Immeli, nuorempi asiantuntija, Rapal Oy. Janne tekee parhaillaan diplomityötä tilankäytön tehokkuuden ja työympäristötyytyväisyyden välisestä suhteesta

Lähteet:

  • DTZ Global Office Occupancy Costs 2014
  • Rakennetun ympäristön energiankäyttö ja kasvihuonepäästöt, Sitran selvityksiä, 2010

Etätöiden ihanuudesta

etatoiden_ihanuudesta

Kello on 7.30, kun herään, vedän verkkarit jalkaan, kaadan lempimukiini höyryävän kuumaa kahvia ja avaan tietokoneen.

Työpäivä alkaa ilman aamukiirettä, -ruuhkaa ja -stressiä ja vieläpä aikaisemmin kuin tavallisesti, sillä voin käyttää valmistautumisessa ja liikenneruuhkissa normaalisti tuhrautuvan ajan tehokkaaseen työntekoon ja nauttia silti pitkistä yöunista. Olen virkeä, keskittynyt ja tehokas. Erinomaisestikin suunnitellussa monitilatoimistossa taustahäly on väistämätöntä – tänään se ei häiritse keskittymistäni eivätkä työkavereiden keskustelut houkuttele pois töiden ääreltä. Etätyöhön sopivien viestintäratkaisujen ansiosta saan heihin yhteyden koska vain, ja voin osallistua kokouksiinkin verkkoyhteyden avulla. Kommunikaatiopaitsiossa ei siten tarvitse olla.

Teen etätyöpäivistä arkista luksusta nauttimalla tavallista runsaamman aamiaisen ja keittämällä termoksen täyteen kahvia. Se maistuu paremmalta kuin työpaikan automaattikahvi. Jalkojani lämmittää torkkuva koira, joka on onnellinen vältyttyään yksinjäämisen karulta kohtalolta. Vaikka etätyöpäivät ovat työnteon kannalta yhtä tehokkaita tai jopa tehokkaampia kuin päivät toimistolla, ne tuovat virkistävää vaihtelua arkeen. Keskittymistä vaativat työt valmistuvat kuin itsestään, kun voin vaihtaa työympäristöäni kulloistenkin työtehtävien mukaan. Luovuutenikin lähtee lentoon todennäköisemmin kotisohvalla kuin toimiston työpöydän ääressä. Toimistolle on tavallistakin mukavampi palata aivojen virkistyttyä rauhallisemmassa työympäristössä.

Työterveyslaitoksen mukaan etätyön tekeminen Suomessa seitsenkertaistui vuosien 1990 ja 2008 välillä, mutta silti etätyötä tekee vain noin 15 prosenttia palkansaajista. Kaikille aloille ja työntekijöille etätyö ei luonnollisesti sovi, mutta käytännössä etätyömahdollisuuden käyttöönoton esteenä lienee useammin luottamuspula kuin työn luonne. Se on sääli niin työnantajan kuin työntekijän näkökulmasta. Etätyömahdollisuus lisää työn joustavuutta ja auttaa työntekijöitä jaksamaan työssä paremmin. Yrityksille etätyöt ovat rekrytointivaltti, jolla taloon saadaan osaavaa ja innostunutta työvoimaa.

Minä vietän tänään etätyöpäivää. Entä sinä? Kuinka usein teet etätöitä, ja missä? Millaiset työtehtävät sopivat kohdallasi parhaiten etänä tehtäviksi?

Kirjoittaja: Kia Kalliola, viestinnän asiantuntija, Rapal Oy


Mitä yhteistä on tilanhallinnalla ja painonhallinnalla?

Toimitilat ovat organisaatioille kuin kehot ihmisille: ne ovat toiminnan ja (työ)elämän mahdollistaja, hyvinvoinnin perusta ja joskus jopa ihailun kohde. Niissä viihdytään tai ehkä ei. Ne ovat rakenteeltaan jäykkiä, joustavia tai jotain siitä väliltä. Ne voivat olla tekemiselle hidasteita taikka kiihdyttäjiä. Niiden kunto vaihtelee ja ne asettavat rajoitteita sille, mihin kykenemme ja mihin emme. Ne voivat olla kooltaan ali- tai ylimitoitettuja. Niissä voi olla hyödyntämätöntä potentiaalia. Niihin syötetään energiaa, joskus liikaakin suhteessa varsinaisiin käyttötarpeisiin. Niiden ylläpitäminen maksaa, mikä voi tiedostamattamme rasittaa lompakkoa turhankin paljon.

”Toimitilat ovat organisaatioille kuin kehot ihmisille: niiden kunto vaihtelee ja ne asettavat rajoitteita sille, mihin kykenemme ja mihin emme.”

Organisaatiosta ja sen toiminnasta ja tavoitteista riippuu, miten keskeisessä roolissa toimitilat ovat strategian toteuttamisen ja työntekijöiden hyvinvoinnin kannalta. Useimmat varmasti toivovat, että työympäristö tukee työtä parhaalla mahdollisella tavalla eri tilanteissa ja alati muuttuvassa toimintaympäristössä. Siksi tästä työnteon mahdollistajan kisakunnosta pitäisi pitää huolta resurssiviisaasti.

Puntari ja peili

”Kerro, kerro, kuvastin; missä tilassa työympäristöni on?”

”Kerro, kerro, kuvastin; missä tilassa työympäristöni on?” Sen selvittämiseen tarvitaan puntaria ja peiliä, eli itsearvioinnin työkaluja, joilla nykytilanne voidaan todeta. Aivan kuten painonhallinnassa, tarvitaan tilanhallinnassa sekä kovaa faktaa antavia mittareita että subjektiivisempia tyytyväisyysarviointeja siitä, miltä tuntuu. Ilman realistista kokonaiskuvaa on vaikea tunnustaa tosiasioita, saattaa liikkeelle muutosta kohti parempaa, saati asettaa kehittämiselle tavoitteita, joiden toteutumista on mahdollista seurata.

Muutos ja uusi toimintamalli – oli se sitten painonhallintaa tai tilanhallintaa – alkaa siksi arviointivaiheella ja uusien tavoitteiden asettamisella. Pitää tunnistaa heikkoudet ja nähdä mahdollisuudet. Ehkäpä (kiinteistö)massaa pitää kasvattaa, tai ehkä keventää?

Toimitilojen käyttöä ja toimivuutta ei tosin arvioida vaa’alla tai peilillä vaan esimerkiksi tilatehokkuuden laskelmilla, käyttöastemittauksilla ja henkilöstökyselyillä. Aivan kuten painonhallinnassakin, ei mittaaminen voi jäädä ensimmäiseen kertaan vaikka se onkin se tärkein herättelijä. Mittauksen tulisi olla jatkuvaa myös silloin, kun tavoitteeseen on päästy. Tiedämme, miten muuten helposti käy.

Tavoitteena toimivampi, fiksumpi työympäristö

”Oli tavoitteena sitten puolimaratonin mahdollistava peruskunto tai yrityksen pitkäjänteinen kilpailukyky ja kannattavuus, pitää mittareita olla.”

Oli tavoitteena sitten puolimaratonin mahdollistava peruskunto tai yrityksen pitkäjänteinen kilpailukyky ja kannattavuus, pitää mittareita olla. Toimitiloille asetettavat odotukset ja niihin kohdistuvat mittarit voivat vaihdella suurestikin riippuen siitä, mitä niillä halutaan saada aikaan tai tukea.

Sijainti ja saavutettavuus ovat yleensä listalla ensimmäisenä. Seinien sisäpuolelle mentäessä odotetaan puolestaan terveellisiä ja turvallisia työskentelyolosuhteita.

Nämä eivät kuitenkaan riitä kilpailukykyisten tilojen määritelmäksi. Esimerkiksi tietotyöläisille tarkoitetuilta toimistotiloilta voi olla toivottavaa, että ne tukevat tuottavaa ja tehokasta työntekoa siten, että häiriöt ja ajankäytöllinen hukka minimoituu samalla kun tiedon ja ajatusten vaihto parantuu.

Työntekijöille saatetaan haluta energisoivaa, viihtyisää, inspiroivaa ja elämyksellistä työympäristöä, joka tukee sisäistä motivaatiota, jaksamista ja innovatiivista luovuutta. Heille ehkä halutaan tarjota tilojen ja työkalujen laajaa valikoimaa, joita voidaan yhteisesti käyttää eri tehtävien hoitamiseen erilaisissa tilanteissa. Heille halutaan ehkä tarjota jopa joustoja siihen, missä osoitteessa työtä kulloinkin tehdään ja mihin aikaan.

Samalla tiloihin kohdistuu yrityksen muita tavoitteita kuten taloudellisuus, ympäristöystävällisyys ja joustavuus. Halutaan ehkä riittävästi paisuntatilaa kasvun varalle ja joustoa erilaisten organisaatio- ja toimintatapamuutosten varalle. Näiden arvioiintiin tarvitaan siksi erilaisia avainlukuja ja niille yleisiä viitearvoja, kuten htv/työpiste, m²/työpiste, m²/henkilö, työpisteiden ja kokoustilojen käyttöaste, €/htv ja €/m2. Näitä täydentävät liuta muita mittareita kuten hiilijalanjälki kg C02 / henkilö, kg C02 / m2, vesijalanjälki, jätemäärät kg/hlö, henkilöstötyytyväisyys tai henkilöstön sairaspoissaolot.

”Periaate on kuitenkin sama: mitä et mittaa, et voi johtaa.”

Periaate on kuitenkin sama: mitä et mittaa, et voi johtaa. Hyvä mittaristo seuraa sekä panoksia, tuloksia että vaikuttavuutta.

Muutos on mahdollinen

Mitä sitten tulisi tehdä päästäkseen timmimpään kuntoon? Uusien vaatteiden hankinta voi piristää monen mieltä ainakin joksikin aikaa. Tulee hyvä ja raikas, uusiutunut ja virkistynyt olo. Muutkin ehkä huomaavat uuden ilmeesi, uuden brändisi.

”Uudet kuteet eivät kuitenkaan yksinään paranna kisakuntoa, vaikka sillä voikin tuoda piilevää potentiaalia paremmin esille.”

Uudet kuteet eivät kuitenkaan yksinään paranna kisakuntoa, vaikka sillä voikin tuoda piilevää potentiaalia paremmin esille. Sama pätee uuteen sisustukseen: ei se itsessään talouskuntoa pidemmän päälle paranna. On haettava kestävää pohjaa ja jatkuvasti kehittyvää kunto.

Tavoiteasetannan jälkeen tarvitaan siksi muutossuunnitelma ja toivottavasti myös toimintaa. Pelkkä ohjekirja ja ymmärrys siitä, miten muutos tehdään, ei silti tule riittämään. On laitettava itsensä likoon ja tehtävä töitä, on osallistuttava ja sitouduttava.

Muutoksen motivaatiotekijät on tunnistettava niin organisaation kuin työntekijänkin tasolla. Muutoksen hyöty on osattava muotoilla ja matkan varrella on tärkeää tunnistaa ja palkita pieniä edistysaskelia ja onnistumisia. Vertaistuesta on apua ja muiden hyvistä esimerkeistä saa esikuvia omaan muutosprojektiin.

Alussa voi olla hyödyllistä käyttää apuna ulkoista valmentajaa eli fasilitaattoria, joka auttaa muutoksen liikkeellepanemisessa ja uusien rutiinien löytämisessä. Erilaisia asiantuntijoita kannattaa myös hyödyntää. Pikkuhiljaa ”dieetistä” eli työympäristön muutosprojektista siirrytään hallintavaiheeseen eli jatkuvaan kehittämiseen ja monitorointiin.

Askel kerrallaan

Ei mennä vielä asioiden edelle. Muutosjohtamisesta ja ihanteellisen työympäristön ominaisuuksista voisi puhua pidempäänkin. Aloitetaan ensin tilannekuvan muodostamisesta, nykytilan ja toivetilan ymmärtämisestä. Toivotan myös sinun työnantajasi tervetulleeksi mukaan kehittämään fiksumpia työympäristöratkaisuja organisaatiollesi.

Kirjoittaja: Pontus Kihlman, työympäristökehityksen asiantuntija, Rapal Oy


Viisi tapaa työskennellä

viisi_tapaa

Tietotyöläisen työviikkoon mahtuu monenlaisia työtapoja. Työtavat vaihtelevat itsenäisestä työskentelystä yhdessä työskentelyyn, keskittymistä vaativasta työstä vuorovaikutteiseen työhön. Me jaamme työtavat viiteen erilaiseen työmoodiin, jotka ovat osittain linkittynä toisiinsa.

1) Yksin työskentelyitsenäistä työskentelyä, joka usein vaatii hyvän keskittymisen. Ihmisten keskittymiskyky vaihtelee: toiset tarvitsevat täydellisen hiljaisuuden, kun taas toiset pystyvät keskittymään pienen taustahälyn kanssa.

2) Yhdessä tekeminentyöskentelyä yhteisen asian ympärillä. Tähän työmoodiin kuuluu mm. keskustelua ja ideointia muiden työntekijöiden kanssa.

3) Yhdessä tai yksin oppiminen – oppimista, pohtimista ja oivaltamista yksin tai yhdessä. Nykypäivän muuttuva ympäristö ja nopeasti kehittyvä teknologia vaativat koko ajan uusien asioiden oppimista. Töissä opitaan, pohditaan ja oivalletaan yhdessä ja yksin.

4) Muita palvellensisäisten tai ulkoisten asiakkaiden palvelua. Muiden palvelu voidaan sisäistää pelkästään asiakasrajapinnassa työskentelevien työnkuvaan, mutta usein monen muun työntekijän työ vaatii osaksi muiden palvelua.

5) Verkostoituen – seurustelua kollegoiden, asiakkaiden tai kumppaneiden kanssa. Seurustelu eri ryhmien kanssa tai ns. verkostoituminen kuuluu kaikkien työnkuvaan. Vuorovaikutustaidoilla on tässä työmoodissa tärkeä rooli.

Eri työmoodien osuus työnteossa vaihtelee työnkuvasta riippuen. Työmoodien tarkastelu on tärkeää suunnitellessa sopivaa työympäristöä työntekijöille ja organisaatiolle. Työympäristöllä tarkoitamme tilojen ja paikkojen lisäksi teknologiaratkaisuja ja työyhteisöä ja työtä koskevia pelisääntöjä. Työympäristön tulee palvella erilaisia työmoodeja, jotta työntekijöiden viihtyvyys ja hyvinvointi voidaan maksimoida, ja työ on mahdollisimman tehokasta ja tuottavaa.

Kirjoittaja: Vilma Lukkarinen, työympäristökehityksen asiantuntija, Rapal Oy